Siklus Hidup Proyek

cada

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki pola tertentu.

Siklus Hidup Proyek
        Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, yaitu:

1.    Tahap Konsepsi
2.    Tahap Perencanaan
3.    Tahap Eksekusi
4.    Tahap Operasi

Tahap-tahap Siklus Hidup Proyek
        Tahap Konsepsi

a)    Tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:

1)    Bagian pertama; Inisiasi Proyek

Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.

2)    Bagian Kedua; Kelayakan Proyek.

Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya.  Tiga hal pokok yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa yang terlibat.

b)    Proposal Proyek

Pada tahap konsepsi  memunculkan Requestst For Proposal (RFP). RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user. Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.

Pembuatan proposal proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa hal pokok sebagai berikut:

1)    Surat Pengantar

Merupakan bagian penting dari proposal yang secara ringkas memuat kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor terhadap proyek.

2)    Ringkasan Eksekutif

Berisi ringkasan yang dapat digunakan user untuk melihat relevansinya terhadap kebutuhan user dan kontribusinya terhadap penyelesaian masalah. Isi pokok: deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah.

3)    Bagian Teknis

Berisi penjelasan tentang lingkup proyek dan pendekatan yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam proyek dab pekerjaan-pekerjaan yang ada. Bagian ini harus dibuat detail untuk menghindari kesalahpahaman.

4)    Manfaat dan Keuntungan yang Diperoleh

Berisi gambaran keuntungan/ manfaat realistis dengan cukup detail terkait proyek.

5)    Jadwal

Berisi skedul penyelesaian proyek.. penyusunannya didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan dan tahapan proyek.

6)    Bagian Keuangan

Berisi penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan, sistm kontrak dan pembayaran.

7)    Bagian Legal

Berisi masalah-masalah perubahan/ penghentian  yang mungkin muncul berikut prosedur untuk menangani perubahan atau penghentian proyek.

8)    Kualifikasi Manajemen

Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman yang dimiliki, prestasi yang dicapai, situasi keuangan, susunan tim dan orang-orang kunci yang ada dalam organisasi. Dibuat semenarik mungkin dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

c)    Pemilihan Proposal Proyek

Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian. Secara umum evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:

1)    Evaluasi administratif

Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi ketentuan-ketentuan administratif  yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial

2)    Evaluasi isi proposal proyek

Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel, metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan bergantung pada jenis proyek.

d)    Negosiasi Kontrak

Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk  menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi. 

Bagi pemilik proyek (user) sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak. 

Sedang dari sisi kontraktor berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya dengan mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.

Tahap Perencanaan
        Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan

1)    Penyiapan rencana proyek secara detail

Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:

i.    Jadwal pekerjaan
ii.    Anggaran dan sistim pengendalian biaya
iii.    Work Breakdown Structure secara rinci
iv.    Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana antisipatif untuk mengatasi
       masalah-masalah yang mungkin terjadi
v.    Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya
vi.    Rencana pengujian hasil proyek
vii.    Rencana dokumentasi
viii.    Rencan peninjauan pekerjaan
ix.    Rencana pelaksanaan hasil proyek

Semua rencana-rencana tersebut di atas harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.

2)    Penentuan spesifikasi proyek secara rinci

Ada dua macam jenis spesifikasi yakni

i.    Spesifikasi kebutuhan user.

Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.

ii.    Spesifikasi kebutuhan proyek

Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.

Tahap Eksekusi
        Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti:Desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi,/ produksi, dan pelaksanaan. Tahap-tahap dalam eksekusi adalah sbb:

1)    Desain

Dalam tahap ini spesifikasi diterjemahkan ke dalam maket, diagram atau skema.

2)    Pengadaan

Pada tahap ini dilakukan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material.

3)    Produksi

Setelah fasilitas dan bahan tersedia, maka dilakukan pelaksanaan produksi berikut pengawasan dan pengendalian sumberdaya yang digunakan dan progress report.

4)    Implementasi

Pada tahap ini dilakukan penyerahan hasil akhir proyek. Penyerahan dapat disertai dengan training untuk user,

Tahap Operasi
        Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut.