Pengendalian Proyek

Pengendalian dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumberdaya, pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan. Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi, pemberian imbalan pencapaian tujuan.

        Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian proyek, antara lain:

1.     Menentukan standard performansi misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya

2.     Membandingkan performan aktual dengan performan standard

3.     Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard

Monitoring Informasi
        Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai pekerjaan yang sedang berjalan. Agatr dapat menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang baik. Berikut beberapa sistem informasi terkait proyek:

1. Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS). 

PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan  pengendalian biaya proyek

2. Sistem Informasi Manajemen Proyek

Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen. Secara umum sistem informasi manajemen proyek bertujuan

·         Menyediakan informasi yang diperlukan untuk perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen.

·         Memisahkan data dari sitem informasi kom puter yang lain  ke database proyek

·         Mengintegrasikan pekerjaan, biaya tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek dan stakeholder.

·         Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan dalam hal : pembuatan jadwal dan jaringan kerja, melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling, pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead, melakukan pengendalian biaya serta analisis performansi, menyajikan laporan dan grafik yang dapat dengan mudah dibaca.

Ditinjau dari tempat asalnya, ada dua jenis pengendalian proyek yaitu:

1.     Pengendalian internal. Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri.

2.     Pengendalian eksternal. Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user.

Proses Pengendalian Proyek
Ada setidaknya dua hal penting yang perlu dilakukan sebagai bagian dari proses pengendalian proyek, yakni
1. Otorisasi pekerjaan. 

Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen yang lebih rendah hingga ke tim pekerja untuk melakukan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam rencana, jadwal dan anggaran. Untuk proyek-proyek besar otorisasi akan melalui tahap-tahap pengeluaran kontrak (contract release) dimana contract administrator dari perusahaan menyiapkan dokumen yang menguraikan secara detail kebutuhan yang diminta dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada tim manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release dengan mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian wewenang untuk mempergunakan dana proyek, dan work order release yakni perintah kerja yang dilengkapi dengan kartu perintah kerja yang menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi, sumberdaya yang boleh dipakai dan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap perintah kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen otorisasi yang lain seperti perintah pembelian, permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga perlu dibuat sebelum dilaksanakan.

2. Pengumpulan Data

Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan setiap pekerjaan dan biaya untuk setiap paket pekerjaan secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke dalam PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi mengenai biaya untuk departemen tertentu untuk periode waktu tertentu dan untuk sekumpulan paket pekerjaan tertentu. Informasi ini penting untuk pengendalian biaya.


sumber : https://sites.google.com/site/operasiproduksi/pengendalian-proyek