Manajemen Proyek

Manajemen Proyek 
        Manajemen proyek adalah cara mengelola dan mengorganisir berbagai aset, sumber daya manusia, waktu serta kualitas pekerjaan proyek, sehingga proyek menghasilkan kualitas yang maksimal dalam waktu yang sudah direncanakan serta memberikan efek kesejahteraan bagi karyawan. Timbulnya proyek dapat berasal dari, Pembangunan (Pemerintah), Permintaan Pasar, Penelitian dan Pengembangan, Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)


Definisi Proyek
Ada beberapa definisi proyek antara lain:

• Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)
• Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

Definisi Manajemen Proyek:
        Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal. Didalam sebuah proyek dibutuhkan sebuah organisasi sehingga masing-masing personil dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik sesuai tenggung jawabnya masing-masing tanpa
mendapat tekanan dari atasan.


Pengelolaan Proyek
Pengelola proyek mempunyai dua tugas pokok. Dua tugas pokok tersebut antara lain:

1.     Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan. 

2.     Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal. Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek, Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek, Integrator dan pendorong agar kegiatan- kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek, Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.

3.     Memadukan perencanaan dan pengendalian

        Ada tiga faktor yang mempengaruhi keputusan proyek manajemen, yakni: waktu, sumber-sumber, dan biaya. berkaitan dengan tiga faktor tersebut, maka manajer proyek perlu mencari prosedur yang dapat membantu mereka menentukan berapa lama suatu proyek diharapkan selesai, dan kapan kegiatan tertentu harus dimulai dan diselesaikan. Ini akan memberikan batasan waktu ppenyelesaian proyek dan tolok ukur untuk pengendalian kemajuan proyek. Dalam banyak kasus proyek, beberapa kegiatan merupakan kegiatan kritis dan harus diselesaikan tepat pada waktunya atau keseluruhan penyelesaian proyek akan tertunda. Sementara, kegiatan lain bersifat agak longgar dalam hal waktu penyelesaian. Dengan demikian menjadi penting bagi manajer proyek untuk menentukan kegiatan-kegiatan mana yang termasuk kegiatan kritis.

        Selain menentukan kegiatan-kegiatan kritis, manajer proyek harus juga menentukan sumber-sumber yang digunakan seperti misalnya tenaga kerja dan peralatan dan bagaimana sumber-sumber tersebut dialokasikan ke berbagai kegiatan. Terakhir, bahwa biaya proyek harus dikendalikan mengharuskan manajer mencari cara bagaimana biaya dapat diminimisasi.

        Meskipun kegiatan manajemen proyek sering dilaksanakan oleh beberapa manajer fungsional, namun organisasi sering secara khusus menugaskan seseorang sebagai manajer proyek. Manajer proyek berbeda dengan manajer fungsional dalam beberapa hal. manajer fungsional berpartisipasi dalam penentuan sumber-sumber yang diperlukan dan penyusunan rencana proyek. Manajer fungsional juga merekrut, melatih, dan menugaskan orang-orang ke ke dalam proyek, memberikan pedoman, dan tingkat kualitas hasil. Sementara manajer poryek memimpin kegiatan-kegiatan proyek, rencana dan memonitor kemajuan kerja, dan memberikan perintah terhadap tenaga kerja yang terlibat dalam proyek.


Proses Perencanaan Proyek
Berikut ini diberikan tahapan-tahapan perencanaan proyek, yakni:

1.     Pendefinisian Proyek (Project Definition), yakni menganalisis pekerjaan, tugas, atau proyek yang perlu dilakukan.

2.     Perencanaan Sumber-sumber (Resource Planning). Menentukan sumber-sumber yang dibutuhkan, misalnya tenaga kerja, waktu, uang, perlatan, bahan-bahan, dll. Menentukan perlu tidaknya training, dan menjamin bahwa tenaga kerja memiliki ketrampilan yang memadai.

3.     Project Scheduling. Menyusun skedul waktu secara spesifik untuk setiap kegiatan.

4.     Project Control. menyusun sistem pengendalian yang memadai untuk memonitor kemajuan yang dicapai. Mengembangkan rencana-rencana alternatif dalam kasus dimana rencana semula menemui hambatan sehingga tidak dapat dilaksanakan.

Pendefinisian Proyek
        Tahap pertama dalam proses perencanaan proyek adalah menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dan urut-urutan kegiatan. Kemudian divisualisasikan dengan diagram balok (Gant Chart) atau grafis (CPM/PERT). Untuk kepentingan tersebut, berikut ini diberikan beberapa istilah yang sering digunakan dalam manajemen proyek:

• Proyek adalah keseluruhan rangkaian kegiatan yang memiliki tujuan tertentu.
• Kegiatan (Activities) meruapakan tugas-tugas yang mengkonsumsi waktu, atau sumber-sumber lain.
• Peristiwa adalah satu titik waktu yang mewakili saat mulai dan saat selesainya suatu kegiatan.
• Predecessor adalah kegiatan yang harus selesai sebelum satu kegiatan lain tertentu dimulai.
• Follower adalah kegiatan yang baru bisa dimulai setelah kegiatan lain selesai dikerjakan.
• Jaringan Kerja (Network) adalah gambaran grafis dari suatu masalah atau situasi yang berisi lingkaran (nodes) yang bernomor dan yang dihubungkan dengan urutan garis (branches atau arcs)
• Lingkaran (nodes) adalah  titik perpotongan atau pertemuan  dari suatu jaringan kerja.
• Branches adalah garis yang menghubungkan lingkaran-lingkaran dan mewakili kegiatan dalam suatu jaringan kerja.
• Anak Panah (Arcs) memiliki arti yang sama dengan branches.
• Dummy Activity kegiatan fiktif yang tidak mengkonsumsi waktu untuk mewakili predecessor atau digunakan ketika dua atau lebih kegiatan yang memiliki lingkaran mulai dan lingkaran selesai yang sama.

sumber : https://sites.google.com/site/operasiproduksi/manajemen-berbasis-kegiatan