Pelaporan dan Penghentian Proyek

Pelaporan Proyek
        Laporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen perusahaan. Isi laporan proyek meliputi

1.     Ringkasan mengenai status proyek

2.     Bagian-bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan.

3.     Perubahan jadwal atau permalan jadwal dan biaya

4.     Kemungkinan masalah-masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara mengatasi masalah tersebut.

5.     Situasi biaya saat ini.

6.     Rencana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada.

Penghentian Proyek
        Proyek disebut berhenti bila pekerjaan-pekerjaan proyek sudah sampai pada titik tertentu dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan lebih lanjut. Aktivitas penghentian proyek merupakan aktivitas yang kritikal, oleh karena itu untuk melakukannya memerlukan prosedur dan mekanisme yang jelas dan sistematis.

Ada beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu

1.     Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan pwerjanjian kontrak.

2.     Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan karena adanya beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya, kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.

3.     Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. Ini bisa terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.

        Oleh karena penghentian proyek merupakan tahap yang kritikal maka sebelum penghentian proyek, manajer proyek perlu melakukan tahap-tahap berikut:

A. Berkaitan dengan rencana, jadwal dan pemantuan aktivitas penyelesaian proyek

• Memperoleh persetujuan dari manajer fungsional tentang rencana penghentian
• Mempersiapkan dan mengkoordinasikan rencana dan jadwal penghentian
• Merencnakan untuk menugaskan kembali anggota tim proyek dan sumberdaya yang ada pada proyek yang lain
• Memantau semua aktivitas penghentian dan penyelesaian proyek
• Memantau pengalihan material sisa dan peralatan khusus proyek

B. Berkaitan dengan penutupan semua aktivitas

• Menutup semua perintah kerja dan menyetujui penyelesaian semua pekerjaan yang disubkontrakkan
• Memberitahu ke semua departemen tentang penyelesaian proyek
• Menutup kantor proyek dan fasilitas lain yang dipakai organisasi proyek
• Menutup buku-buku proyek
• Memastikan penyerahan semua arsip dan catatan tentang proyek kepada manajer yang bertanggung jawab

C. Berkaitan dengan permintaan user/ pelanggan, keajiban dan aktivitas pembayaran

• Memastikan penyerahan produk akhir, produk tambahan dan penerimaan user atas produk
• Mengkomunikasikan kepad user bila semua kewajiban dalam kontrak sudah terpenuhi
• Menjamin bahwa semua dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan user seperti yang ditetapkan dalam kontrak sudah selesai
• Mengirim permintaan pembyaran resmi kepada user
• Memantau pembayaran user dan mengumpulkan semua pembayaran
• Memperoleh pengakuan formal dari user tentang sudah dipenuhinya semua kewajiban.

Perpanjangan Proyek dimaksudkan untuk melanjutkan proyek yang sudah dinyatakan berhenti, namundiadakan lagi proyek baru yang berkaitan dengan proyek lama.

sumber : https://sites.google.com/site/operasiproduksi/evaluasi-audit-pelaporan-penghentian-proyek