Siklus Hidup Proyek

cada

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki pola tertentu.

Siklus Hidup Proyek
        Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, yaitu:

1.    Tahap Konsepsi
2.    Tahap Perencanaan
3.    Tahap Eksekusi
4.    Tahap Operasi

Tahap-tahap Siklus Hidup Proyek
        Tahap Konsepsi

a)    Tahap konsepsi ada dua bagian, yakni:

1)    Bagian pertama; Inisiasi Proyek

Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.

2)    Bagian Kedua; Kelayakan Proyek.

Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya.  Tiga hal pokok yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa yang terlibat.

b)    Proposal Proyek

Pada tahap konsepsi  memunculkan Requestst For Proposal (RFP). RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user. Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.

Pembuatan proposal proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa hal pokok sebagai berikut:

1)    Surat Pengantar

Merupakan bagian penting dari proposal yang secara ringkas memuat kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor terhadap proyek.

2)    Ringkasan Eksekutif

Berisi ringkasan yang dapat digunakan user untuk melihat relevansinya terhadap kebutuhan user dan kontribusinya terhadap penyelesaian masalah. Isi pokok: deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah.

3)    Bagian Teknis

Berisi penjelasan tentang lingkup proyek dan pendekatan yang digunakan dalam menyelesaikan masalah-masalah dalam proyek dab pekerjaan-pekerjaan yang ada. Bagian ini harus dibuat detail untuk menghindari kesalahpahaman.

4)    Manfaat dan Keuntungan yang Diperoleh

Berisi gambaran keuntungan/ manfaat realistis dengan cukup detail terkait proyek.

5)    Jadwal

Berisi skedul penyelesaian proyek.. penyusunannya didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan dan tahapan proyek.

6)    Bagian Keuangan

Berisi penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan, sistm kontrak dan pembayaran.

7)    Bagian Legal

Berisi masalah-masalah perubahan/ penghentian  yang mungkin muncul berikut prosedur untuk menangani perubahan atau penghentian proyek.

8)    Kualifikasi Manajemen

Berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman yang dimiliki, prestasi yang dicapai, situasi keuangan, susunan tim dan orang-orang kunci yang ada dalam organisasi. Dibuat semenarik mungkin dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.

c)    Pemilihan Proposal Proyek

Proposal yang masuk selanjutnya akan dievaluasi untuk penseleksian. Secara umum evaluasi proposal proyek meliputi hal-hal sebagai berikut:

1)    Evaluasi administratif

Evaluasi ini untuk menentukan apakah proposal proyek telah memenuhi ketentuan-ketentuan administratif  yang disyaratkan misalnya aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial

2)    Evaluasi isi proposal proyek

Pada tahap ini proposal proyek dievaluasi dalam hal misalnya personel, metodologi/teknis, performansi,/kualitas, harga dan jadwal. Kriteria yang digunakan bergantung pada jenis proyek.

d)    Negosiasi Kontrak

Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk  menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalagh teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi. 

Bagi pemilik proyek (user) sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak. 

Sedang dari sisi kontraktor berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya dengan mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.

Tahap Perencanaan
        Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan

1)    Penyiapan rencana proyek secara detail

Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:

i.    Jadwal pekerjaan
ii.    Anggaran dan sistim pengendalian biaya
iii.    Work Breakdown Structure secara rinci
iv.    Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana antisipatif untuk mengatasi
       masalah-masalah yang mungkin terjadi
v.    Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya
vi.    Rencana pengujian hasil proyek
vii.    Rencana dokumentasi
viii.    Rencan peninjauan pekerjaan
ix.    Rencana pelaksanaan hasil proyek

Semua rencana-rencana tersebut di atas harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.

2)    Penentuan spesifikasi proyek secara rinci

Ada dua macam jenis spesifikasi yakni

i.    Spesifikasi kebutuhan user.

Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.

ii.    Spesifikasi kebutuhan proyek

Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.

Tahap Eksekusi
        Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti:Desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi,/ produksi, dan pelaksanaan. Tahap-tahap dalam eksekusi adalah sbb:

1)    Desain

Dalam tahap ini spesifikasi diterjemahkan ke dalam maket, diagram atau skema.

2)    Pengadaan

Pada tahap ini dilakukan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material.

3)    Produksi

Setelah fasilitas dan bahan tersedia, maka dilakukan pelaksanaan produksi berikut pengawasan dan pengendalian sumberdaya yang digunakan dan progress report.

4)    Implementasi

Pada tahap ini dilakukan penyerahan hasil akhir proyek. Penyerahan dapat disertai dengan training untuk user,

Tahap Operasi
        Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut.

Organisasi Proyek

Secara umum ada beberapa dasar: dalam penyusunan struktur organisasi, antara lain:

1.     Berdasar produk. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan jenis produk yang dihasilkan

2.     Berdasar Lokasi. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran

3.     Berdasar Proses Perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi

4.     Berdasar Pelanggan Perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan 

5.     Berdasar Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam organisasi seperti pemasaran, produksi, keuangan dll.

Organisasi Proyek
        Berikut diberikan tiga bentuk organisasi proyek:
1.    Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

1)    Proyek dipimpin oleh project expeditor

2)    Proyek dipimpin oleh project coordinator

Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:

Plus	Minus
1)     Fleksibilitas tinggi dalam staffing 2)     Satu orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan pada beberapa proyek yang berbeda 3)     Orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group 4)     Divisi fungsional yang bersangkutan dapat dijadikan basis bagi kelangsungan teknologi 5)     Divisi fungsional memiliki jalur-jalur karir dengan keahlian tertentu	1)     Klien tidak menjadi perhatian utama 2)     Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai dengan fungsinya 3)     Kadang-kadang terjadi tidak adanya penanggungjawab khusus terhadap proyek 4)     Motivasi orang yang ditugaskan dalam proyek cenderung lemah 5)     Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek

2. Organisasi Proyek Murni
        Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

Plus minus organisasi proyek antara lain:

Plus

Minus

1.      Manajer proyek memiliki wewenang penuh 2.      Semua anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek 3.      Rantai komunikasi menjadi pendek 4.      Terjadi pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis secara terus menerus 5.      Kewenangan yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat 6.      Adanya kesatuan komando 7.      Simpel dan mudah dilaksanakan 8.      Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

1.      Memungkinkan terjadinya duplikasi sumberdaya 2.      Karena sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi 3.      Adanya kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan 4.      Adanya masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila proyek telah selesai 5.      Ketidakkonsistenan prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien

3. Organisasi Matrik
        Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.

 Plus minus dari organisasi matrik antara lain:

Plus

Minus

1.      Proyek mendapat perhatian secukupnya 2.      Mudah mendapatkan orang yng professional karena organisasi matrik melekat pada unit fungsional organisasi induk 3.      Tidak terjadi duplikasi sumberdaya 4.      Tidak timbul masalah terkait keberlangsungan penggunaan sumbedaya bila proyek sudah selesai 5.      Dapat memberikan respon yang cept terhadap keinginan klienkonsistensi kebijakan dan prosedur terjaga karena mempunya akses perwakilan ke organisasi induk 6.      Memungkinkan adanya distribusi sumberdaya yang seimbang bila ada proyek yang bersamaan. 7.      Adanya pendekatan holistic terhadap pengejaan proyek sehingga dapat mengoptimalkan performan organisasi secara keseluruhan.

1.      Proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional cenderung akan memposisikan divisi yang bersangkutan yang memegang pengamblan keputusan. 2.      Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena adanya dua perintah dari dua manajer yakni manajer fungsional dan manajer proyek 3.      Adanya penggunaan sumberdaya yang sama untuk berbagai macam proyek dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek karena masing-masing ingin proyeknys sukses. 4.      Manajemen matrik melanggar prinsip utama dari manajemen lyakni kesatuan komando.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek
        Kriteria/ pertimbangan untuk memilih organisasi proyek a.l:

1.    Frekuensi adanya proyek baru
2.    Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3.    Ukuran proyek
4.    Kompleksitas hubungan
5.    Ketidakpastian
6.    Keunikan
7.    Pentingnya faktor biaya

Berikut diberikan resume pilihan organisasi dan kondisi yang mensyaratkan pilihan tersebut:

No	Bentuk organisasi	Kondisi
1	Organisasi proyek murni	Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
2	Organisasi matriks	Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time. Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
3	Bagian organisasi fungsional	Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit risiko, kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal kritis.

Tim Proyek
        Tim  proyek sering disebut Project Office. Project office menunjukkan dua pengertian:

1)    Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul
2)    Sluruh staff pendukung manajer proyek.

1.    Manajer Proyek

1)    Peran dan tugas Manajer proyek

·         Mengintegrasikan kegiatan

·         Pusat komunikasi

·         Pengadaan dana, fasilitas dan orang

·         Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif

2)    Tanggungjawab manajer Proyek 

·         Merencanakan kegiatan

·         Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.

·         Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya

·         Memonitor status proyek

·         Mengidentifikasi maslah-masalah teknis

·         Titik temu dari stakeholder

·         Menyelesaikan konflik yang terjadi

·         Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.

3)    Kompetensi dan orientasi manajer proyek

·         Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.

·         Keterampilan Perilaku. Keterampilan perilaku di sini seperti kemampuan menjadi pendengar yang baik, komunikator yang baik, bias membangun dan menjalin jaringan komunikasi informal, dapat membangun kepercayaan dalam tim, dan  menumbuhkan semangat tim

·         Memiliki kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial dan operasional di sini contohnya adalah kemampuan dalam hal planning, organizing, coordinating, dan controlling..

·         Memiliki kompetensi teknis. Mengenai pekerjaan proyek yang ditangani.

·         Memiliki pengetahuan penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cashflow, penganggaran

2.    Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim antara lain:

1)    Contract Administrator

Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.

2)    Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

3)    Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.

4)    Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam perubahan kontrak.

5)    Production Coordinator

Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.

6)    Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

7)    Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.

 sumber : https://sites.google.com/site/operasiproduksi/organisasi-proyek

Ruang Lingkup Manajemen Proyek

 Untuk mencapai tujuan pelayanan, pekerjaan harus dilakukan dengan efisien dan seefektif. Efisien dan efektif bila pekerjaan dikelola dalam kerangka proyek. Oleh karena itu perlu penerapan manajemen proyek  Contoh: membangun jalan, membuat corporate plan, dll.merupakan pekerjaan besaryang memilki cirri bersifat strategis, memiliki batas waktu pengerjaan, memerlukan sumber daya dan ruang lingkup. Oleh karena itu pula, pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak dapat dikategorikan sebagai pekerjaan biasa dan untuk itu diperlukan manajemen khusus yakni manajemen proyek.

Pengertian Proyek
        Menurut Chase (1998), proyek didefinisikan sebagai sebuah rangkaian kegiatan unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dlam periode waktu tertentu.  Definisi yang lain, Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987) Yang lain lagi adalah Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

Karakteristik Proyek
Sesuatu dapat disebut aktivitas proyek bila memiliki beberapa karakteristik berikut ini:

1.     Bersifat sementara (temporary) Setiap proyek memiliki tujuan yang ingin dicapai dan jadwal jelas terkait kapan mulai dan kapan selesai

2.     Unik. Setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu dengan yang lain.

3.     Progressive elaboration. Setiap proyek memiliki langkah-langkah atau tahapan yng terus berkembang dan berlanjut sampai proyek selesai.

        Keempat ciri tersebut di atas merupakan ciri pembeda aktivitas proyek dengan aktivitas operasional. Aktivitas operasional cenderung bersifat terus menerus dan berulang. Dari segi tujuan, aktivitas proyek akan berhenti ketika tujuan telah tercapai.

Pengertian Manajemen Proyek
        Manajemen Proyek didefinisikan sebagai aplikasi pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), alat (tool), dan teknik (techniques) manajemen dalam aktivitas-aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek (PMBOK, 2004)

        Manajemen proyek dilaksanakanmelalui aplikasi ingrasi tahapan proses manajemen proyek yakni initiating, planning, executing, monitoring, dan controlling serta closing., Di sisi lain, dalam pelaksanaan proses proyek tersebut terdapat berbagai kendala pokok. Kendala pokok pelaksanaan proses proyek sering disebut Project Constraint Triangle. Tiga Kendal utama tersebut yaitu:

1.     Lingkup pekerjaan

2.     Waktu

3.     Biaya

        Implementasi proyek adalah seni mengoptimalkan hasil dalam konteks kendala- kendala tersebut. Perubahan salah satu dari tiga faktor kendala tersebut akan mempengaruhi setidaknya satu factor lain.

        Dalam upaya mencapai tujuan, pelaksanaan proses proyek perlu menjaga hubungan baik dengan pelanggan dalam kaitannya menciptakan keseimbangan yang menyangkut batasan waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan melalui pemanfaatan sumber daya yang dimiliki.

        Pelaksanaan proses proyek sering menghadapi Terdapat trade off antar berbagai kendala misalnya, bila ingin kualitas dinaikkan maka hal tersebut akan membawa pada konsekuensi biaya dan waktu. Demikian pula sebaliknya.

        Hal-hal yang mendorong muncul dan perlunya manajemen proyek antara lain:

1.     Proyek Kapital. Maksudnya, organisasi menangani banyak proyek yang membutuhkan modal dalam waktu yang bersamaan.

2.     Harapan Pelanggan. Harapan pelanggan di masa sekarang dalam membeli produk tidak lah semata produk itu sendiri tetapi sejauh mana produk dapat memecahkan masalah yang dihadapi pelanggan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memikirkan bahwa mereka tidak lagi menjual produk tetapi menjual solusi.

3.     Daya Saing. Daya saing di sini mencakup internal maupun eksternal. Sebagai contoh ketika perusahaan dihadapkan pada pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh pihak lain secara lebih baik dan lebih murah di banding bila dikerjakan sendiri, maka perusahaan memerlukan manajemen proyek.

4.     Pemahaman eksekutif. Organisasi yang memiliki struktur organisasi tradisional cenderung akan melakukan semata kegiatan operasional yang rutin dan berulang. Organisasi semacam ini tidak akan mampu mengantisipasi atau menghadapi perubahan eksternal yang cepat. Pemahaman eksekutif yang benar tentang manajemen proyek akan mendorong organisasi menggunakan manajemen proyek.

5.     Pengembangan produk baru. Manajemen proyek dapat digunakan sebagai warning system apakah suatu proyek masih layak dilanjutkan ataukah tidak. Organisai yang berinvestasi besar pada R and D, cakan cocok bila menggunakan pendekatan manajemen proyek.

Jenis Proyek
Menurut jenis pekerjaan. Ada beberapa jenis proyek, yaitu:

1.     Proyek konstruksi; terkait pekerjaan membangun atau membuat produk fisik.

2.     Proyek Penelitian dan Pengembangan terkait pekerjaan mencari, menemukan, mengembangkan produk.

3.     Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa; kegiatan membangun atau membuat produk jasa, misalnya perancangan strukutr organisasi, sistim informasi manajemen, peningkatan produktivitas, pemberian training.

Timbulnya Ide Proyek
    Ide proyek dapat bersumber dari:

1.     Klien

2.     Tawaran dana

3.     Proses lelang

4.     Dari dalam Perusahaan

5.     Melalui penawaran

Ukuran Proyek
    Ada beberapa criteria untuk menilai ukuran proyek, yaitu:

1.     Jumlah kegiatan

2.     Besarnya biaya

3.     Jumlah tenaga kerja

4.     Waktu yang diperlukan

Kompleksitas Proyek
        Kompleksitas proyek dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu

1.     Jumlah kegiatan dan hubungan antar kegiatan. Makin banyak jumlah kegiatan dan makin banyak hubungan antar kegiatan maka proyek tersebut dapat dikatakan sebagai proyek yang memiliki kompleksitas yang tinggi.

2.     Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok/ organisasi yang terlibat juga dapat menunjukkan kompleksitas proyek

3.     Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok dalam organisasi dan pihak luar merupakan ukuran lain bagi komplesitas proyek

4.     Tingkat kesulitan yang tinggi menunjukkan komplesitas proyek yang tinggi pula.

Ukuran Keberhasilan
        Manajemen proyek dianggap berhasil bila tujuan dari proyek tercapai dengan kriteria:

1.     Sesuai waktu yang dialokasikan

2.     Sesuai dengan biaya yang dianggarkan

3.     Sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan

4.     Diterima pelanggan

5.     Kalaupun ada perubahan, maka perubahan tersebut adalah perubahan minimum yang fdisetujui oleh pelanggan, tidak menggangu aliran pekerjaan utama organisasi dan tanpa mengubah budya positif perusahaan.

sumber : https://sites.google.com/site/operasiproduksi/ruang-lingkup-manajemen-proyek

Learning Curve

Pada awalnya orang percaya bahwa bila seseorang melakukan suatu pekerjaan yang sama secara berulang-ulang, maka karyawan tersebut akan menjadi semakin lancar dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut sejalan dengan pengalamannya. Dengan semakin lancarnya pelaksanaan pekerjaan tersebut, maka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya pun semakin cepat atau pendek. Dengan kata lain, bila suatu pekerjaan diulang secara ajeg, maka waktu yang digunakan akan menjadi lebih pendek dibanding dengan saat pertama kali dikerjakan dan secara ajeg pula akan turun dengan tingkat tertentu sesuai dengan tingkat pengalaman, adaptasi, dan belajarnya. Gejala ini menunjukkan adanya adaptasi pekerja terhadap pekerjaan yang dihadapinya. Adaptasi terhadap pekerjaan tersebut didorong oleh keinginan setiap individu pekerja untuk melaksanakan gerakan ekonomis. Gejala tersebut dapat dijelaskan melalui “kurva belajar” atau “Kurva Pengalaman”. Gejala Learning Curve terjadi pada setiap macam organisasi usaha manusia Learning Curve adalah sebuah gejala yang universal. Selagi di situ ada manusia yang terlibat dalam kegiatan, maka di situ pasti ada proses belajar betapa pun kecil kadarnya. Belajar adalah produk pengalaman. Belajar hanya dapat terjadi melalui usaha untuk menyelesaikan suatu persoalan dan oleh karena itu hanya terjadi selama kegiatan. Bagaimanapun juga, pengalaman sebelumnya adalah ‘a significant role’ yang mengubah persepsi seseorang

        Kurva Pembelajaran atau kurva pengalaman (learning curve) adalah sebuah kurva garis yang menunjukkan hubungan antara waktu yang diperlukan untuk produksi dan jumlah komulatif unit yang diproduksi. Teori pembelajaran atau pengalaman telah diaplikasikan secara luas di dunia bisnis. Di dunia manufaktur, kurva pengalaman dapat digunakan untuk mengestimasi waktu untuk mendisain produk dan produksi, serta biayanya. Kurva pengalaman  penting dan menjadi bagian yang integral dalam perencanaan strategi perusahaan. Keputusan harga, investasi dan biaya operasi didasarkan pada kurva pengalaman. Kurva pengalaman juga diaplikasikan selain pada level individu, juga pada level organisasi. Pengalaman/pembelajaran individual akan berdampak pada perbaikan hasil ketika orang mengulang suatu proses dan memperoleh ketrampilan atau efisiensi dari pengalaman mereka. Dengan demikian “practice makes perfect”. Sementara pengalaman atau pembelajaran organisasional merupakan hasil dari latihan sebagaimana dalam pengalaman atau pembelajaran individual, tetapi juga datang dari perubahan administrasi, peralatan, dan disain produk.


Konsep learning curve (kurva pembelajaran) menyatakan bahwa:

1.     Bertambahnya pengalaman sampai pada batas tertentu dapat meningkatkan efisiensi.

2.     Bila jumlah produksi meningkat dua kali maka waktu yang diperlukan untuk mengerjakan satu satuan unit produk berkurang dengan tingkat konstanta tertentu.

Konsep Learning Curve/ Kurva Belajar/ Kurva Pengalaman
        Dengan menggunakan pendekatan tabel, maka faktor perbaikan per unit atau pun faktor perbaikan komulatif dapat langsung ditentukan dengan hanya melihat tabel tanpa perlu menghitung, terutama bila jumlah produknya sangat banyak. Namun bila tidak tersedia tabel maka model analisis yang menggunakan logaritma dapat menjadi cara yang cukup mudah untuk mengestimasi output.

Asumsi Learning Curve/ Kurva Belajar/ Kurva Pengalaman

Teori kurva pemngalaman didasarkan pada tiga asumsi:

1.     Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu atau unit produk tertentu akan berkurang setiap kali tugas tersebut dilakukan.

2.     Waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu akan menurun pada suatu tingkat penurunan.

3.     Pengurangan waktu akan mengikuti pola yang dapat diprediksi.

Estimasi Persentase Learning Curve/ Kurva Belajar/ Kurva Pengalaman

        Jika produksi telah dilakukan beberapa kalo maka persentase learning dapat dengan mudah diperoleh dari catatan-catatan produksi. Semakin panjang atau banyak data historis yang tersedia, maka estimasi dapat lebih akurat. Oleh karena berbagai variasi masalah mungkin saja terjadi selama tahapan produksi, maka banyak perusahaan tidak mengumpulkan data untuk kepentingan analisis learning sampai semua unit selesai diproduksi.
Lain dari itu penggunaan analisis statistik juga dimungkinkan. Misalnya dengan mencari bentuk model yang paling cocok untuk data-data historis yang ada apakah ekxponensial atau garis lurus. Jika produksi belum pernah dilakukan, maka mengestimasi persentase learning menjadi hal yang sedikit memerlukan pengamatan langsung, atau dengan salah satu cara berikut:

1.     Mengasumsikan persentase learning sama dengan persentase learning pada industri sejenis.

2.     Mengasumsikan bahwa persentase learning sama dengan yang digunakan untuk pembuatan produk yang sama atau mirip.

3.     Menganalisis kemiripan dan perbedaan antara saat  permulaan produksi yang diusulkan dan yang terjadi dan mengembangkan persentase learning yang sesuai dengan situasi.

Learning Curve/ Kurva Belajar/ Kurva Pengalaman Individu

       Ada beberapa faktor yang  mempengaruhi kinerja individu dan tingkat pembelajaran. Setidaknya ada dua unsur yakni 1) tingkat pembelajaran  dan 2) tingkat kinerja atau performance awal. Sebagai ilustrasi, misalnya ada dua pelamar A dan B. Keduanya menjalani tes mekanis sederhana yang diberikan oleh departemen personalia sebagai bagian dari aplikasi mereka untuk bekerja di perakitan bidang manufaktur. A memiliki titik awal performance waktu jauh lebih cepat dari B tetapi memiliki tingkat belajar lebih lambat dari B. Meskipun B memiliki performance awal yang lebih rendah dari A. tetapi  jelas merupakan pilihan yang baik karena memiliki tingkat belajar yang lebih cepat daripada A. Hal ini menunjukkan bahwa tingkat pembelajaran merupakan hal penting selain tingkat kinerja awal.

        Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan untuk  meningkatkan kinerja individu berdasarkan kurva pembelajaran
yakni:

1.     Perekrutan/pemilihan pekerja yang memadai. Sebuah tes harus diberikan untuk membantu memilihpekerja. Tes ini harus mewakili pekerjaan yang direncanakan: tes ketangkasan untuk perakitan kerja, tes kemampuan mental untuk pekerjaan mental, tes untuk interaksi dengan pelanggan untuk pekerjaan front office, dan sebagainya.

2.     Pelatihan yang meamdai. Semakin efektif pelatihan, semakin cepat laju pembelajaran.

3.     Motivasi. Peningkatan produktivitas berdasarkan kurva pembelajaran tidak tercapai kecuali ada hadiah atau reward. Hadiah dapat berupa uang (individu atau kelompok rencana insentif) atau nonmoneter (karyawan penghargaan bulan, dll).

4.     Spesialisasi pekerjaan. Sebagaimana diketahui bahwa semakin sederhana tugas, semakin cepat belajar. sejauh faktor kebosanan tidak mengganggu. Namun,  jika faktor kebosanan telah berubah menjadi faktor yang bersifat mengganggu, maka mendesain ulang tugas perlu dilakukan.

5.     Hanya melakukan satu atau sedikit pekerjaan pada satu waktu. Pembelajaran akan lebih cepat untuk pekerjaan yang dilakukan satu per satu hingga selesai pada satu waktu daripada melakukan banyak pekerjaan secara simultan secara bersamaan 

6.     Gunakan alat atau peralatan yang membantu atau mendukung kinerja.

7.     Menyediakan akses cepat dan mudah untuk bantuan. Manfaat pelatihan diwujudkan dan dilanjutkan dengan senantiasa menyediakan pendampingan.

8.     Mengijinkan pekerja untuk membantu mendesain ulang tugas-tugas mereka. 

        Studi terkait Learning Curve/ Kurva Belajar/ Kurva Pengalaman Individu telah dilakukan oleh para pakar seperti Miguel A. Requero dan W.B. Hirschman, Blankenship & Taylor, dan Cochran. Penelitian mereka berhasil menemukan beberapa gejala sehubungan dengan kurva pembelajaran individu. Temuan-temuan tersebut antara lain:

• Gejala  Kurva Belajar Mesin-manusia

Studi Miguel A. Requero dan W.B. Hirschman pada perusahaan pesawatan terbang untuk pekerjaan perakitan dan pekerjaan mesin menemukan bahwa 

1.     Apabila konsep belajar dikaitkan dengan orang, maka semakin kecil proporsi manusia, maka semakin berkurang kapasitas untuk belajar,

2.     Learning Curve  pada akhir kontrak menunjukkan kurva belajar yang justru menaik( memburuk). Hal ini dapat terjadi  bila pekerja dipindahkan ke bagian lain dan menyebabkan kegiatan menjadi tidak efisien.

3.     Gejala kurva menaik (memburuk) dapat terjadi di tengah kontrak. Gejala tersebut terjadi karena pemberhentian kegiatan sementara, sebagai misal karena disebabkan oleh pengenalan perubahan model, atau memindahkan kegiatan pada tempat yang baru. Segera setelah kegiatan tersebut dimulai lagi, kurva akan menurun dengan cepat dan mendekati slope kurva yang lama. 

• Gejala Kurva Belajar dari Pengalaman

        Penelitian Blankenship & Taylor pada tahun 1938 di pabrik tekstil dan kemudian penelitian E.N. Corlett & V.J. Marcombe tentang Gejala kurva belajar dalam pelatihan  Gejala belajar dari pengalaman yang memungkinkan seseorang memperbaiki kinerjanya tampak dengan jelas di dalam proses pelatihan 

        Pada 10 minggu pertama, terjadi peningkatan kinerja yan sangat tajam, dan hal itu terjadi pada setiap keompk baik covering, trimming maupun hemming. Setelah 10 minggu yang pertama, peningkatan kinerja lebih rendah dibanding sebelumnya. Dan, pada minggu ke-30 dan seterusnya, relatif tidak ada perbaikan kinerja lagi pada ketiga kelompok tersebut, dan bahkan pada minggu setelah ke-40, tidak ada lagi perbaikan kinerja. Kiranya gejala inilah yang umum terjadi bila seoran melaksanakan suatu kegiatan. Semakin lama seseorang mengerjakan pekerjaan yang sama, semakin ahli ia mengerjakan pekerjaan itu, dan semakin sedikit waktu yang ia butuhkan untuk mengerjakan setiap unitnya. Atau dengan kata lain, semakin sering seseorang menghadapi suatu masalah, semakin berpengalaman ia menangani masalah tersebut.

• Gejala Kehilangan Pedoman

        Penelitian ini didasarkan pada lapran Cochran pada bulan Januari, 1969[14] Sebuah kelas dengan 18 gadis yang belajar mengetik selama periode satu tahun,  menunjukkan bagaimana pengaruh tidak ada kegiatan selama beberapa hari berturut-turut terhadap adaptasi seseorang. Apakah tingkat kecepatan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan berubah bila ia berhent untuk sementara waktu? Hasil penelitian tersebut mampu menjawab pertanyaan tersebut.

        Hal yang dapat kita pelajari dari penelitian yang telah dilakukan oleh Cochran pada bulan Januari 1969 ini adalah bahwa proses belajar dari pengalaman bagi seseorang yang mengerjakan pekerjaan berulang akan terputus bila ia berhenti selama waktu tertentu, ia seakan-akan harus belajar untuk mulai mengerjakan pekerjaan berulang akan terputus bila ia berhenti selama waktu tertentu, ia seakan-akan harus belajar untuk mulai mengerjakan suatu pekerjaan yang kurang dikenalnya. kehilangan pedoman, yaitu istilah untuk menandai peristiwa tersebut, akan menyebabkan produktifitas menurun, namun, itu tidak berlangsung lama karena kecepatan akan kembali seperti sebelumnya, dan proses belajar dari pengalaman tersebut akan berlanjut. Semakin sering seseorang mengerjakan suatu pekerjaan yang sama, semakin kecil pengaruh tahap kehilangan pedoman baginya.

Learning Curve/ Kurva Belajar/ Kurva Pengalaman Organisasi

        Tidak hanya individu, Organisasi juga belajar. Bagaimanapun, pembelajaran organisasi adalah penting untuk mempertahankan keunggulan kompetitif. Untuk individu, relatif mudah untuk menjelaskan konsep bagaimana pengetahuan diperoleh dan dipertahankan dan bagaimana hal ini menghasilkan efek belajar individu. Sedikit berbeda dalam konteks organisasi, sumber utama pembelajaran organisasi adalah pembelajaran individu karyawan. Sebuah organisasi memperoleh pengetahuan dalam teknologi, struktur, dokumen dan prosedur operasi standar. Dengan demikian, dalam konteks organisasi, diharapkan dua jenis pembelajaran terjadi secara simultan dan sering memberikan efek kombinasi dengan kurva pembelajaran tunggal. Misalnya, sebagai unit manufaktur menjadi berpengalaman, pengetahuan tertanam dalam perangkat lunak dan perkakas yang digunakan untuk produksi.

        Pengetahuan tertanam dalam struktur organisasi. Sebagai contoh, ketika sebuah organisasi menggeser kelompok teknik industri dari sebuah organisasi fungsional terpusat dalam satu daerah ke sebuah organisasi terdesentralisasi di mana individu-individu dikerahkan pada bagian  tertentu dari lantai pabrik, maka pengetahuan tentang bagaimana menjadi lebih produktif tertanam di struktur organisasi..Pengetahuan dapat terdepresiasi jika individu meninggalkan organisasi. Misalnya,  sebuah perusahaan mempekerjakan beberapa karyawan baru untuk menggantikan karyawan lama yang keluar.  Agar tidak mengganggu proses dalam mencapai target produksi, karyawan baru tersebut ditempatkan melalui program pelatihan empat minggu.  Hal ini menyebabkan biaya awal naik selama produksi karena para pekerja belum berpengalaman. Meski pengetahuan dapat tertanam, namun  juga dapat terdepresiasi jika teknologi menjadi tidak dapat diakses atau sulit untuk digunakan. Contoh dari hal ini adalah kesulitan dalam mengakses data yang dikumpulkan dan disimpan dalam floopy disk. Sekarang, data tersebut sulit diakses karena data yang direkam oleh peralatan yang lama tidak dapat dibaca dengan peralatan yang baru atau peralatan yang lama sudah tidak dapat dioperasikan lagi. Pengetahuan dapat juga terdepresiasi jika catatan perusahaan dan proses rutin hilang. Misalnya ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk memproduksi kembali produk-produk yang sudah lama dihentikan, perusahaan tidak dapat menemukan catatan atau cetak biru produks tersebut. Peneltian Dr. S.A. Billon, College of Busniness, Michigan State University.memberikan informasi bahwa bahwa dalam “confidence limits” tertentu, Learning Curve linier bisa digunakan untukmemprediksi kebutuhan waktu produksi. Namun, ditemukan pula bahwa, 1) Learning Rate cenderung berbeda antara perusahaan yang satu dengan yang lain untuk pembuatan produk yang sama. 2 ) Learning Rate cenderung berbeda untuk pembuatan produk yang berbeda meskipum oleh satu perusahaan yang sama. 3) Learning Rate cenderung berbeda untuk pembuatan produk yang sama dengan model yang berbeda yang dibuat-buat oleh satu perusahaan yang sama.

sumber : https://sites.google.com/site/operasiproduksi/learning-curve